社会人になると研修に行く機会があると思います。
新しい情報や知識を得て更なるスキルアップしたあとで最初に待ち構えているのが報告書です。
これを「書くのが嫌だ」と研修をためらうくらい、報告書を書くのは難しい。
文章苦手なのに、上司に読まれるのも苦痛だと感じる方もいるでしょう。
さらに、業界によって独特な書式やルールがあったりして困惑します。
実はそれらの悩みは書き方を覚えるだけで解消するかもしれません。
この記事では、わかりやすく相手に伝わる報告書の書き方をお伝えします。
なんで書くの？研修報告書の必要性
「報告書を書く意味が分からない」という状態では手を付けることすらできません。
報告書を書く理由は主に３つだと考えます。
- 組織的な確認と把握のため
- 実施者の振り返りや学びへ繋げるため
- 内容拡散し他職員の学びや周知のため
これらのまとめを見て、どのくらい学びになったのかを把握するのが目的です。
中には高額な研修や期間の長い研修もあったりします。
それを「金額負担するから行ってらっしゃい」「帰ってもその話はしなくていいよ」は組織には許してもらえません。
そんなのは羽振りのいい親方か冷め切った夫婦関係くらいです。
報告書を書くうえで、理由を頭の片隅に入れておくと取り組む意欲になるでしょう。
基本の型！研修報告書の書き方
報告書の書き方の原則は以下の3つです。
- 読み手を意識した文章やレイアウト、適度な文字数
- 研修の目的と結果、効果（学び）を明確にする
- 問題点と改善点を書き出す
これらを踏まえて報告書が書けるとベストです。
では、例文を合わせて見ていきましょう。
一般的な研修やセミナーなどの場合は次のような書き方をしています。
ですが、業界によっては書式がすでに決められていたり独特な風土があります。
私の会社では内容と所感だけで1枚書き上げなければなりません。
なので、研修の最中は報告書用のメモを取るようにしてます。
報告書は別日の時間ができた時に書いたりすることもあります。
そのため、キーワードだけでも控えて、そこから話を膨らませていけるようにしています。
内容を多く書かなくてはいけない方々はメモ必須です。
あとは、報告書の原則に沿って書いてみましょう。
（例）介護系シンポジウム
報告書を出す時に悩まされるのは現場の風土や組織体系です。
果たして提出した文章を読んで上司や組織は変わるでしょうか？
相手に伝わりやすく、考えに影響を与えるのは相当な文章力が要るでしょう。
分かりやすく簡潔に書いても文章量で判断されたり、得意げに添削だけして満足する上司もいるので要注意です。
しかし、文章を一所懸命に考えたことは無駄ではなく、誰かの目に留まり協力してくれる場合もあります。
それだけでも評価になりえますので、あえて見せるような勢いで書くと丁寧に書けて、文章に気持ちも入ります。
PREP法
実は、書き方の型は多くあります。
先ほど上記で伝えた内容は「報告書の書き方」ですが、「文章の書き方」にも型（フレームワーク）があります。
そのひとつが「PREP法」です。
文章をこの方法で書くことで、わかりやすく伝えることができ、内容の説得力や評価を押し上げることができます。
「PREP法」は英語の頭文字をとったもので、以下のような構成を言います。
- Point 結論
- Reason 理由
- Example 具体例
- Point 結論
文章構成は結論で内容をサンドイッチしています。
これにより内容が締まって見えるので、主張が伝わりやすくなります。
よく「結論は先に言ったほうがいい」と言われますが、文章においても同様です。
結論が分からないと、その先の内容を見たいと思わないからです。
ストーリー性を利用する場合など例外もありますが、ビジネス場面の報告書などは結論を先に出しましょう。
即効性あり！報告書の書き方は見て学ぶ！
報告書を上手に書くには、人の文章を真似ることです。
その会社によって書き方の”型”があります。
そのため、初めて書くなら同僚や上司が書いたものを見せてもらうと良いでしょう。
ただし、文章の書き方には、原則があります。
- 不要な言葉を減らし、文章をシンプルに書く。
- 分かりやすい言葉や例えを積極的に使う。
- 適度に文章を区切り、改行することで読みやすさを配慮する。
私たちは、言葉を当たり前のように目にしますが、話したり書くことが苦手です。
それは、文章を学ぶ視点を持っていないからです。
言葉は学ぶ意欲が無いと身に付きません。
公共機関の広告やテレビなどでは見た人を惹きつける「パワーメッセージ」が惜しみなく使われています。
今の時代は、プロが書いた文章を学ぶ機会が常に目の前にあるのです。
なので、たまには周囲を見渡して使える言葉を探してみてはいかがでしょうか。
次の本は、社会人やビジネスパーソンに必要な文章の書き方のコツが集約されています。
実際のプロの文章術が詰まっている一冊なので読んで真似するだけで洗練された文章が書けるようになります。
すぐ終わる！文章を速く書く方法
今まで上手に書くために「型」の重要性を解説しましたが、速く書くうえでも大切です。
報告書は書く時間を確保することが大変です。
他の業務もあると報告書だけに時間と労力を割くのが困難になります。
そんな時に、少しでも早く書くには「書き方の型」を使うことです。
書き方の型を使いつつ、以下の「書くポイント」を抑えるとより早く書けます。
- 誰、何に対して書くか目的を把握する
- 書く前に内容を整理する
- 落ち着いて書くための心理状態を整える
- 見出しを決めて話を膨らませる
- 語尾や接続詞など細かい文章の修正は後回しにする
型やポイントも見て学ぶことが大切です。手っ取り早く見て学ぶには次の書籍参考になります。
提案の基本！報告書で組織を動かすポイント
研修の報告書を書く人は、仕事を通して何かを学んできた人です。
そのため、報告書を書かせるという事は、その学びや改善点を組織が知りたいということです。
そこで、報告書には書き方がありますが、提案文にも型があるのはご存知でしょうか。
この型は、コンサルタントの業界では重要な基礎として初めに学びます。
それが以下のステップで伝えることです。
- 事実
- 解釈
- アクション
このステップを「黒い雲が出て雨が降りそうだから傘を持っていく」と言う例に例えてみましょう。
黒い雲は「事実」を指します。
その事実から、雨が降りそうだという「解釈」に至ります。
そして、傘を持っていくという具体的な「アクション」に繋がっています。
物事の提案には、このステップが大事なのです。
それは報告書においても例外ではありません。
この事実から解釈を経て、アクションを起こすまでのロジカルシンキングはあらゆるシーンで必要な考え方になるので覚えておきましょう。
惹きつける効果！文章で使える心理ポイント3選
初頭効果
人は最初の第一印象で評価が決まります。
対面において見た目が重要と言われるように、文章も同じです。
例えば、タイトルの無い記事や見た目がごちゃごちゃした文章には興味が湧きません。
しかし、ここで評価を得ることが出来れば、第一印象は良い文章となり、内容にも影響します。
まずは、報告書なども見てもらえなければ文章の評価には至らないのです。
見せる前に「文章の見た目」も整えましょう。
文章は行間を整えたり、画像や色を使って見た目を整えても構いません。
「型」の大切さをお伝えすると、型破りはいけないと考えてしまいがちです。
しかし、見た目よりも分かりやすさなど「内容の質」の方が大切です。
派手にならない程度に補助的に合わせると、より相手に伝わりやすいでしょう。
親近効果
人は最後に受けた情報にも影響されます。
例えば、人の話も「途中の内容は覚えてないけど、最後に言ったことは覚えてる」なんてことありませんか？
心理学では、「ピークエンドの法則」とも言い、一番盛り上がったことや最後は記憶に残りやすいことが分かっています。
文章でも、「最初」「盛り上がり」「最後」は意識しておきましょう。
見出し効果
文章を書き始める時は、必ず見出しを付けておきましょう。
特に、報告書など長い文章になるほど見出しの必要性は高まります。
じっくりと文章の1語1句すべてを見てくれる人は、ほとんどいません。
見てもらうために書くのに、中身を全部見る人は少ないのです。
だからこそ、見出しを付けて内容を理解してもらい、興味を引く事が重要です。
「文章が得意」はメリットが大きい！
文章の上手さは見た人へ知的な印象を与えます。
えっ、これ君が書いたの？
この子はすごい、大物になるわ
このように、文章が書けるだけで一目置かれるようになります。
出世している人で、文章が下手と言う人はほとんどいないでしょう。
また、文章が得意になるとコミュニケーションも上手になります。
言葉選びや簡潔に伝えるという事ができるからです。
文章を分かりやすくまとめる、話し上手になるなどは出世や円滑な人間関係に欠かせない要素です。
そのため、身に付けるべき必須なスキルと言えます。
ぜひ、スキルを身に付けて大きな価値を手に入れましょう。
文章を客観的に見る機会を作る
文章を早く上達するには、文章の型を見て学び、文章を見てもらう事が効率的です。
しかし、悩んでいる文章を見てもらうのは恥ずかしさがあり、自ら客観的に見ようとしても、思い込みや偏りが生じてしまします。
また、言葉や文章の視点が限られているので、「自分の中では良い文章」に留まってしまいます。
文章を書く仕事をしていたり、頻繁に報告書を作る人はそれではいけません。
売り上げに繋がったり、評価を得る機会を損失してしまいます。
売り上げや評価が上がり、プロ目線で学べる方法として以下の2つのツールが有効です。
報告書や文章を書く個人におすすめ
会社員や個人ブロガーなど報告書や記事などの文章を書く人におススメなのがココナラ。
その中でも文章に関して、作成・校正・編集・アドバイスなど豊富なサービスがあります。
中級者～プロまでそろっており、手ごろな値段で一生使える型と学びを得ることが出来ます。
文章を本気で考える人におすすめ
収益化を目指す個人ブロガーや文章を書く仕事をしている人には、【文賢】がおすすめです。
相手目線に立った文章を100を超える豊富な視点から、素早く簡単に添削してくれるツールです。
使い方は、あなたが書いた文章をWeb上にある「専用の画面」に載せるだけです。
安全なセキュリティで、多くの企業に使われているものになります。
本気の人にはぜひ、検討していただきたいツールです。
コメント